Notas de Campo: Una Guía para Registrar su Organización en Pennsylvania

By Frank DeVito (translated by Alejandra Pazzi)

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This blog was originally published in English, here

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Como abogado trabajando en Napa Legal, me han encomendado con la registración de nuestra organización benéfica en el estado de Pennsylvania. He trabajado como abogado por varios años, y después de un par de meses en Napa Legal, tengo un buen entendimiento de las leyes sobre el registro de organizaciones benéficas, exenciones de impuestos para las organizaciones benéficas, y mas. Sin embargo, al pedirme hacer el trabajo de registrar Napa Legal como empresa extranjera, completar la registración para recaudar fondos, y determinar si Napa Legal necesita aplicar para exención de impuesto de empresas, reaccioné como muchos de ustedes que dirigen organizaciones religiosas: temía la experiencia que venía y quería posponerla.  

No me demoré en iniciar esta tarea la experiencia. Pasé por el proceso, porque es mi trabajo y tengo que asegurar que Napa Legal está registrada para hacer negocios en Pennsylvania. Pero también quería proveer una experiencia del proceso en tiempo real, para que usted no se sienta tan intimidado por el proceso de registrar y el proceso de aplicar para exenciones, que ayudarán y protegerán su organización. Así que sigue mi ejemplo y no pospongas el trabajo. Protejamos su organización y hagamos que cumpla mejor con las leyes aplicables!  

Una nota breve: esto es un resumen de mi propia experiencia durante el proceso de registrar una empresa extranjera en Pennsylvania. Esto no es un asesoramiento legal para su organización. Como siempre, si necesita asesoramiento legal específico, por favor consulte a un abogado.  

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1. Registración de Empresa Extranjera

En Pennsylvania, una empresa extranjera (en este caso, una empresa fuera del estado), necesita registrarse con el estado para poder hacer negocios ahí. Si su organización hace negocios en Pennsylvania, es posible que se tenga que registrar. Hay varias exclusiones que no requieren registro. Revise las exclusiones aquí para ver si aplican a su organización. En mi caso, la organización no cumplió con las exclusiones, entonces tuve que proceder al registro de empresa extranjera.  

Puede encontrar los requisitos para registrar como una empresa extranjera en Pennsylvania aquí. La mayoría de los requisitos son simples: el formulario solicita información básica sobre su organización que probablemente tenga a su alcance.  

Algo para tener en cuenta: si se registra como empresa extranjera, necesita proveer una dirección registrada propuesta en el estado en que se registra. Dependiendo en el tipo de su organización, tal vez tiene un empleado que trabaja en el estado, y quiere usar su dirección. Pero también puede tener buenas razones para proteger la privacidad de sus empleados. En muchos casos, puede tener sentido registrar una dirección a través de un proveedor de oficinas registradas. Muchos estados permiten esta práctica, donde paga a una empresa profesional para que proporcione una dirección en el estado y acepte notificación de procedimiento en su nombre.  Esto proteja su privacidad mientras proporciona una dirección en el estado. Este servicio de proveedor de oficinas registradas le costó a nuestra organización $99 por año.  

Una vez que la dirección registrada se ha resuelto, el proceso de registro es demasiado simple. El formulario está disponible aquí; hay una opción para presentar la aplicación en línea. Es sólo un formulario de dos páginas (mas instrucciones). Complételo y asegúrese de leer las instrucciones para determinar que documentos adicionales puede que necesite adjuntar.  

En Pennsylvania, se requiere un “docketing statement” (un formulario que contiene varios detalles sobre la organización) y es posible que se requieran algunos documentos adicionales dependiendo de su situación. Envíe el formulario con todos los documentos necesarios e incluya la tarifa de depósito. La página 1 del formulario enumera la tarifa de depósito a $250.  

Una nota final para el registro de su empresa: la ley in Pennsylvania requiere que publique avisos en dos periódicos de circulación general (el sitio web de la Secretaría de Estado indica que, si es posible, uno debe ser una revista jurídica.  No necesita enviar pruebas de las publicaciones al estado; solo necesita guardar la prueba en los archivos de su organización. Publicación en un periódico local y en una revista jurídica le costó a nuestra organización alrededor de $165.  

Eso es todo! Debería recibir una declaración de registro extranjero del Secretario de la Commonwealth, que se enviará a la dirección que proporcione en la primera página de la solicitud.  

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2. Registración/Exención de Solicitaciones de Beneficencia  

Dependiendo del estado en el que desee hacer negocios, es posible que debe completar un registro de solicitud caritativa antes de que pueda solicitar/aceptar donaciones de ese estado. Aunque su organización puede estar exenta del requiero de registración, puede que tenga que completar una aplicación para recibir la exención. Consulte el Multi-State Compliance Matrix de Napa Legal para comenzar con el registro o la exención en un estado.  

En Pennsylvania, hay exención de registro para solicitaciones caritativas, pero se limita a ciertas organizaciones religiosas, como iglesias y órdenes religiosas. Si no está seguro si está excluido del registro de organizaciones benéficas en Pennsylvania, el estado proporciona una tabla de exclusión y exención.  

Como la mayoría de organizaciones no están exentas en Pennsylvania, el siguiente paso es presentar la Declaración de Registro de Organización Benéfica. Se que queremos completar este proceso lo más rápido posible, así que vale la pena repetir esta advertencia: asegúrase de leer las instrucciones antes de completar o presentar cualquier formulario.  

Las instrucciones para registración en Pennsylvania le dirán que necesita incluír con la registración el Formulario 990 de la organización, los estados financieros, la carta de exención del IRS, los documentos constitutivos y estatutos de la organización, y la tarifa de presentación. Consulte las instrucciones para determinar el monto de la tarifa de registro: dependiendo de las contribuciones anuales brutas de su organización, la tarifa varia de $15 a $250.

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3. Exención de Impuesto de Empresas

Afortunadamente, la ley de Pennsylvania da una exención automática del impuesto de empresa a cualquier organización benéfica que califique como organización 501(c)(3) según la ley federal. Pennsylvania no requiere que aplique o presente prueba de estatus 501(c)(3) para recibir la exención del estado. Así que es una solicitud menos que completar para cumplir con la ley en Pennsylvania!